Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna to temat, który żywo interesuje właścicieli sklepów online. Poznaj kluczowe zasady prawne, które obowiązują w 2025 roku.
Kiedy musisz posiadać kasę, a kiedy możesz tego uniknąć? To pytanie nurtuje wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy planują rozkręcić własną działalność w tym roku.
Z tego powodu poniżej znajdziesz konkretne informacje na temat najnowszych wytycznych i tego, jak ułatwić sobie prowadzenie dokumentacji transakcji.
Czym jest kasa fiskalna w e-commerce?
Kasa fiskalna to urządzenie, które służy do zapisywania sprzedaży detalicznej. To oznacza, że po każdej sprzedaży kasa ta drukuje paragon, który musi dostać klient.
Obowiązek posiadania kas, które będą rejestrowały zakupy online został wprowadzony w 2019 roku, natomiast od 2023 (podaje gov.pl) można kupić wyłącznie kasy, które elektronicznie będą przesyłały dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (tzw. system KAS).
Rodzaje kas fiskalnych w 2025 roku
Należą do nich:
- tradycyjne kasy stacjonarne – wydające paragony w formie papierowej lub elektronicznej,
- nowoczesne kasy online – są połączone z systemem KAS i przesyłają dane o sprzedaży w czasie rzeczywistym. Umożliwiają także wystawianie e-paragonów (które klient dostaje np. na maila),
- kasy wirtualne – czyli oprogramowanie działające na urządzeniu mobilnym, które pełni funkcję kasy fiskalnej.
“Dzięki wirtualnym kasom fiskalnym możliwe jest prowadzenie sprzedaży w dowolnym miejscu, co jest szczególnie przydatne dla sprzedawców działających na targach, festiwalach czy w terenie”. Opisuje Careo Software, firma specjalizująca się we wspieraniu procesów logistycznych w e-commerce.
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – obowiązki sprzedawcy
Jeśli prowadzisz sklep online do Twoich obowiązków należy udokumentowanie dokonanych sprzedaży internetowych i informowanie o nich konsumenta.
Wystawienie rachunku
Jeśli posiadasz kasę fiskalną będziesz musiał wystawić paragon fiskalny w formie papierowej (dołączając do paczki z towarem) bądź wirtualnej (np. mailowo). Jednak jeśli jesteś zwolniony z obowiązku posiadania takiej kasy musisz przeprowadzić dokładną ewidencję sprzedaży w inny sposób.
Jak to zrobić?
- Prowadząc dokumentację związaną z wpłatami (numer zamówienia w tytule przelewu),
- wystawić fakturę dla klientów
- posiadać pełną kwotę zapłaty na koncie firmowym, co potwierdza dowód transakcji.
Przeglądy techniczne
Każda kasa fiskalna musi przejść obowiązkowy serwis (co dwa lata). Warto pamiętać także o wykonywaniu raportów o zamknięciu dnia/miesiąca sprzedażowego (takie raporty są zazwyczaj tworzone automatycznie w przypadku kas online).
Fiskalizacja kasy
To jednorazowa procedura, w której serwisant uruchamia moduł fiskalny. Jest ona potrzebna, aby zgłosić daną kasę do urzędu skarbowego. W nowoczesnych kasach online taka rejestracja odbywa się automatycznie, a Twoim zadaniem jest jedynie potwierdzić miejsce, w którym używasz sprzętu.
Umożliwienie płatności bezgotówkowej
Oczywiście w sprzedaży internetowej rozumie się to samo przez się. Jednak warto pamiętać również o tym, że jeśli kupujący zaznaczy odbiór osobisty z zapłatą na miejscu, musisz posiadać terminal płatniczy lub inny sposób na przyjęcie jego zapłaty.
Aktualnie planuje się integrację kas fiskalnych z terminalami – obowiązek takiej integracji ma wejść w życie od 1 lipca 2025 r. (dane pochodzące ze strony pit.pl).
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – kiedy nie musisz jej posiadać?
Na ten moment zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej obowiązują do dnia 31 grudnia 2027 roku.
Dotyczą one:
- sprzedawców z niskim obrotem nieprzekraczającym 20 tys. zł,
- osób, które założyły swoją działalność po 31 grudnia 2024 roku i przez pierwsze pół roku więcej niż 80% sprzedaży dotyczy towarów lub usług zwolnionych z ewidencjonowania,
- niektórych towarów lub usług.
Sprawdź szczegółowe informacje na stronie biznes.gov.pl.
Faktura czy paragon w sklepie internetowym?
To zależy.
Paragon fiskalny:
- jest idealny dla klientów indywidualnych,
- możesz go wystawić w formie papierowej i online,
- sprawdza się idealnie, kiedy masz kasę fiskalną.
Faktura:
- to najlepsza opcja dla firm,
- sprawdzi się, jeśli osoby prywatne cię o nią poproszą,
- jest konieczna, kiedy nie masz kasy fiskalnej bądź jesteś zwolniony z jej posiadania.
Sklep internetowy a kasa fiskalna – najczęściej zadawane pytania
Poniżej opisałam kilka najważniejszych zagadnień.
Jak wystawiać paragony w sklepie internetowym?
Możesz wydrukować paragon papierowy i dołączyć do paczki z zamówionym produktem. Drugą opcją jest wystawienie e-paragonu przez kasę online. Ważne, żebyś pamiętał, że klient musi wyrazić zgodę na przesłanie mu go drogą mailową.
Jak działa kasa fiskalna w sklepie internetowym?
Podobnie do tej tradycyjnej – rejestruje sprzedaż klientów, wystawia paragony, a jeśli jest w formie zdalnej, automatycznie przesyła dane do urzędu skarbowego.
Jaka kasa fiskalna w 2025 roku?
Jeśli chcesz zaopatrzyć się w kasę fiskalną, to obecnie, jedyną dostępną opcją dla nowych firm będą kasy online.
Oznacza to, że:
- każda nowa kasa musi być połączona z systemem KAS,
- można korzystać z kas działających jako aplikacja na telefonie lub tablecie,
- starsze kasy (z papierową kopią paragonów) będą stopniowo wycofywane.
Ile kosztuje fiskalizacja kasy online?
Fiskalizacja to jednorazowa procedura aktywacji kasy, przeprowadzana przez serwisanta.
Koszt fiskalizacji kasy online to koszt kilkuset złotych, w zależności od modelu urządzenia i firmy serwisowej. Mam jednak dobrą wiadomość w tej sprawie! Możesz uzyskać ulgę na zakup pierwszej kasy online – do 700 zł zwrotu.
Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – podsumowanie tematu
Prowadzenie sklepu internetowego wydaje się na pierwszy rzut oka proste. I faktycznie może takie być, jeśli zadbasz o wybór odpowiedniej platformy sprzedażowej (na przykład nasze Selly), grupy produktów czy marketing.
Niemniej należy także poświęcić uwagę obowiązkom podatkowym. Dlatego ważne jest odpowiednie korzystanie z kasy fiskalnej i rejestracje przeprowadzonych transakcji. Jeśli spodobał Ci się ten wpis, warto sprawdzić także, czym jest WCAG i dlaczego warto przyjrzeć się tej aktualizacji.
Julianna Krzyszczyk
SEO copywriter
SEO, content marketing i copywriting to zdecydowanie mój świat – w Selly tworzę treści, które odpowiadają na potrzeby odbiorców i algorytmów Google. Specjalizuję się w optymalizacji contentu i strategiach zwiększających widoczność marek w sieci.
Kiedy nie piszę, jestem w ruchu – na boisku, korcie czy na rolkach. A kiedy odpoczywam to zazwyczaj z książką albo padem w ręce.